大家好，欢迎收看每天都进步，这里是天地海课室，陪你每天进步1%。
今天我们继续来聊GTD，Get Things Done。昨天我们说到了这个GTD的基本步骤有5个，分别是，Capture 搜集、Clarify 处理、Organize组织、Reflect检查、Engage做。其中，搜集是指将日常生活中想到的或看到的事情，全部搜集在一个收集栏里面，然后选定一个时间，来将收集栏里面的资讯清空。清空的方式就是将这些资讯归类到应该归类它们的地方。不需要，应该丢掉的资讯就丢进垃圾桶里。不需要处理但是应该保留的资讯就分门别类的装进特定的参考资料文件夹里。需要超过一个步骤处理的任务将它归类在“长期计划”清单里。只需要一个步骤处理，但是属于你可以自己马上处理的归类在“下一步”清单里。同样只需要一个步骤处理但是却还需要等待别人协作的归类在“等待”清单里。最后只可以在特定时日做的任务归类在日历上标注起来。将所有在收集栏里的资料清空以后，你就可以开始检查各个清单了。这时候就是最后的两个步骤所要做的事情，那就是检查和执行任务。
首先是检查，Reflect。当你将所有的资讯都分门别类归类在了不同的清单里面之后，你接下来要做的事情就是，将这几个清单好好的检查一遍。然后看看清单上面哪一个任务是应该要马上就去执行的？哪一些任务所需要等待的协作已经满足了的？哪一些任务的截止日期是接近了的？还有别忘了查看“长期计划”清单里面的任务是否已经开始处理，怎么将这些任务拆细到一个又一个的步骤，可以开始着手来处理的。这一个步骤相当的重要，因为没有这个检查的话，那么你很有可能将任务放到“长期计划”清单中去了之后，就不闻不问，一点都没有开始着手处理。另外，那些“等待”清单里的任务也要检查看看你所等待的协作是否已经完成。千万不要别人已经做好了他的工作，也回复给你了，反而是你自己拖延了。还有就是检查日历，看看今天是否有任何任务要处理，有的话，就将它写进“下一步”清单里面。
检查完毕以后，就可以开始动手做了。之前也和大家讲过，无论一个时间管理的技巧多么的厉害，到最后如果你没有开始动手做的话，那么再怎么厉害的技巧都帮不到你。计划完成了之后，就应该要按照计划来执行。那么这时候应该怎么按照计划来执行呢？很简单，从“下一步”清单之中挑一个任务出来，然后开始动手做。这个从“下一步”清单中挑选任务来开始动手做，也有学问在里面。首先就是两分钟法则，先看看哪一些任务可以在两分钟以内完成的，就马上处理掉它。然后呢，处理完所有两分钟能处理的任务之后，下一个应该要解决的，不应该是最简单的，而是应该要是最重要的。没错，选一个最重要的任务出来，解决掉它。然后你就可以将这个任务从清单里面划掉。当然，还需要跟进的，就在日历上标注一下。之后，再从“下一步”清单中所剩下来的任务中选最重要的任务，继续完成它。以此类推，直到你的“下一步”清单被清空，或者是你的工作时间结束。
这个GTD强大的地方就在于这是一个系统性处理事情的方法。在你收到一个任务的时候，或者想起可以做某某事的时候，甚至是老板交代你新任务的时候，你都可以将它们不管三七二十一的丢进收集栏里，统一时间进行处理。这样子做的好处是，你不需要中断你正在执行的任务。同时另外一个好处是，放进了收集栏里就代表你一定要处理它，那么你就不会忘记掉这回事了。另外，我们也说过，时间管理其实就是目标管理。再用着GTD的时候，你索要做的事情有很多的时候，你可以在清单上面标上重要程度和紧急程度。通过重要与紧急的四个象限，告诉你什么事情应该优先处理，什么事情可以根本不用处理，直接丢进垃圾桶里。不过呢，最重要的是，他有一个“下一步”清单。这个“下一步”清单有点像是你的任务列表，你的所有行动都按照这个“下一步”清单中所列出的任务去进行。因此，你就不会为此觉得不知所措，不懂应该要做些什么任务了。甚至在强大一点的方法就是，从“长期计划”清单中，将任务拆分成好几个步骤，然后一个又一个步骤放进“下一步”清单里面。如此一来，看着具备了重要程度与紧急程度的“下一步”清单，你就很快可以决定要先执行哪一个任务，在执行这些任务的同时，你就一步一步的完成了你该完成的事情，同时也兼顾了“长期计划”中的进度。这无疑就是时间管理要达到的效果。
最后要问大家的问题就是，你是否愿意尝试在你的工作中或是生命中，使用GTD这个系统呢？如果你愿意尝试的话，你会怎么进行呢？欢迎在下方的留言区留言，和我分享讨论吧。
今天就讲到这里，如果你喜欢这一集的内容，就请你按赞并且分享给你的朋友。如果你认为我所制作的内容对你有所帮助的话，就请你不要吝啬于订阅我的频道，同时别忘了开启小铃铛，那么你就不会错过接下来的资讯了。天地海课室，陪你每天进步1%。我们明天见。
天地海 著
没有评论:
发表评论