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今天我们来换一个话题,这话题其实有点延续昨天节目的内容。昨天节目的最后,我们说到了洞察力的培养,可以使用培养复盘和检讨的习惯。而我们说到了这个复盘和检讨中的时候,提到了一句PDCA。Plan、Do、Check、Action,这四个步骤,就是一个基本的做事循环。那么今天,我们要做的事情就是,深入的探讨这个PDCA循环。
PDCA循环,是一个由William Edwards Deming提出来的理论。整个理论由四个步骤组成,就是Plan、Do、Check、Action。这四个步骤从英文单词中,大概可以看得出是什么意思,不过我还是仔细的解释一下。首先,Plan,计划。在我们开始做任何事情之前,我们最好要先拥有一个计划。虽然很多人都认为,计划比不上变化。但是这不代表我们可以不需要拥有计划。原因很简单,计划的目的不是让你一成不变死板板的跟随,而是让你对于事情的走向有一个基本的认知,然后在变化真的发生的时候,你知道可以怎么进行调整。如果你觉得计划每次都赶不上变化而放弃有计划的话,那么你就很有可能会因为一些突发状况,就手忙脚乱,再然后以为自己解决事情的能力很厉害。
William Edwards Deming 的肖像 图片来源:By FDA - http://www.fda.gov/oc/initiatives/criticalpath/stanski/stanski.html, Public Domain, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=3239071 |
再来,第二步,Do,执行。看一个人的工作能力有没有及格,基本上要看的就是这一步Do,换句话说,执行力。如果一个人洋洋洒洒的很多计划,可是每一个计划都没有被执行,那么这么差的执行力在职场中是被评为不及格的。所以,在有了计划之后,你需要的,可能是意志力,也可能是一个机制,来让你真正的把你的计划执行下去。然而,就像我们一直以来强调的,你更加需要的,可能不是意志力,而是一个机制。
举一个例子来说,小明计划今天要打出100通电话,推销他们所推出的新产品。于是,小明准备了两个小桶,在第一个小桶里装了一百枚回形针,然后第二个小桶是空的。之后呢,在小明打完了一通电话之后,就会把第一个小桶中的一枚回形针拿出来,放进第二个小桶里面。当第一个小桶里面的所有回形针都被挪到第二个小桶之后,就代表了小明今天已经完成了100通电话的任务了。这就是一个可视化的机制的例子。运用这种可视化的方法,把自己的任务进展弄得明显,可以让自己清楚的认知到自己的进度,再配合时间的阶段,可以很容易把自己的执行力提高很多。
再举一个我自己的例子,我每一次考完试之后,考卷都会跟着班号排列好。然后呢,我会规定自己每一次的批阅数量。通常就是把一整班的考卷分成三小叠,每一叠大约就是18份。这样一来,我改一叠所需要的时间大约就是20分钟。于是,每改完一叠,我就会给自己休息5分钟。这样即可结合番茄钟工作法,又把自己的任务进程编列成可视化以及可执行的进度,无疑让我的批阅效率变高了许多。
今天先说PDCA中的前两个步骤,剩下的两个步骤我们明天继续聊。
最后要问大家的问题就是,你是否听说过PDCA的理论呢?欢迎在下方的留言区留言,和我分享讨论吧。
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天地海 著